Comment assurer la gestion du logiciel de paie au sein de son entreprise ?

Dans une entreprise, la gestion de la paie est généralement de la coresponsabilité du service comptable et de la direction des ressources humaines. En effet, elle consiste à organiser le mode de rémunération des employés et le calcul budgétaire des cotisations salariales et patronales relatives à cette rémunération. Ainsi, elle constitue un aspect important de l'administration des salariés. Mais comment assurer efficacement cette gestion ? La suite vous en dira plus.

Externaliser la gestion de paie

L’externalisation de la paie consiste à faire recours à une structure compétente en la matière ou à un prestataire externe de l'exploitation du logiciel paie. Cela permet d’externaliser les moyens informatiques, la maintenance légale et conventionnelle et/ou l’exploitation de l'application paie. Mais avec l'évolution de la technologie, plusieurs logiciels de paie ont été mis en place. En effet, ces outils informatiques permettent de gérer la paie de manière automatisée et simplifiée pour produire une fiche de paie conforme. L'installation du logiciel sur les ordinateurs ou sur le réseau informatique de l'entreprise cliente, l'installation du logiciel sur les serveurs du fournisseur informatique (logiciel de paie en ligne) est entre autres les avantages qu'ils offrent. Ils permettent aussi de mettre à jour automatiquement les règles sociales et conventionnelles effectuées par l'éditeur du logiciel. De plus, ils assurent la fiabilité et la sécurité des données, automatisent les déclarations ( DUE et DSN ). En plus de cela, ils assurent les calculs de paie et le transfert des écritures vers la comptabilité. Mis à part ces avantages, ils permettent d'optimiser du temps de travail pour le gestionnaire de paie interne.

Engager un gestionnaire de paie interne

Néanmoins, l’externalisation ne peut pas se faire sans que l’entreprise ne dispose d’un gestionnaire de paie interne. Ce dernier se chargera d’accomplir au sein de l'entreprise les tâches sociales liées à l'embauche telles que : l'élaboration des bulletins de paie, la rédaction des contrats de travail, l'établissement des documents liés à la rupture d'un contrat de travail... Il se chargera aussi d’examiner et de vérifier les tâches effectuées par le(s) logiciel(s) de gestion de paie.